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的SharePoint工作流管理– IWCO直接

的SharePoint工作流管理可帮助我们实现更快的客户端通信目标

戴安娜·维斯滕达尔,PMP

讲直接的读者知道我们的内部团队在SharePoint中发现的价值,SharePoint是一种工作流管理工具,可以帮助我们 实时改善工作流程改善团队之间的沟通与协作。在上一篇文章中,我提到了IWCO Direct的一个新的前端工作流程,即“订单接受”,并且我想解释一下我们如何使用SharePoint进行管理。

将SharePoint工作流管理集成到前端

订单接受委员会是一个在线订单输入和跟踪系统。它使我们的内部团队可以看到需要计划和计划进行生产的所有客户订单,从而使合适的人员可以正确访问需要向前推进的项目。

我们的长期目标是建立一个IT业务系统,以集成我们所有复杂的流程以实现我们的业务战略。 的SharePoint的工作流管理界面使我们能够快速构建大型系统概念的原型,而无需花费宝贵的开发人员资源,即使这不是理想的最终状态解决方案。

首先,项目团队会提供有关他们需要哪些字段,工作流通知,视图和功能,以使订单接受流程变得更加顺利。然后,我们的SharePoint团队可以将团队网站配置为在几分钟或几小时内适应他们的请求,具体取决于请求的大小。

订单接受委员会的工作方式如下:

  1. 客户团队成员提交订单。
  2. 的SharePoint自动将订单路由到计划和工程。
  3. 在计划,工程以及潜在的战略采购部门处理了订单之后,SharePoint会自动将其路由到计划部门。
  4. 计划工作计划,然后根据最终作品验证计划。验证之后,他们将在SharePoint上关闭订单,然后客户团队从此点开始在我们的企业资源计划(ERP)系统中管理工作。

的SharePoint的工作流管理功能非常适合这种快速解决方案。我们使用InfoPath创建了用户友好的表单,并使用SharePoint Designer编写了自动电子邮件通知程序。充分利用SharePoint的即用型功能是一种最佳做法,因此我们将项目范围限制在SharePoint能力范围之内。

在为整个企业实施之前,我们首先要对订单接受委员会进行原型设计,以验证其优势。我们已经看到了一些好处,但是这些是在扩展项目之前我们正在寻找的一些主要标准:

  • 用于检查订单状态的单一事实来源。
  • 在任何给定状态下(例如,计划,计划,完成等)的视觉表示。
  • 更顺畅的变更管理沟通,减少对多个来回电子邮件的依赖。
  • 计划工作可从中组织工作队列,以将工作分配给计划者,跟踪周期时间并在任何给定时间查看其工作量。
  • 安排工作队列,以便计划在任何给定时间查看其工作量。
  • 自动化和有针对性的电子邮件警报-避免向不需要电子邮件的人发送电子邮件。

客户唯一会注意的事情:更快,更好的沟通

订单接受委员会将从SharePoint的工作流管理生态系统开始,通过执行一个平稳的过程来确保安排和计划客户程序。我们的客户团队无需依靠电子邮件来传达这些订单的状态,而可以在我们的Intranet上自行访问信息并立即答复客户查询。

一旦我们的团队有时间评估其有效性以及它为前端流程带来的好处,我们希望在今年晚些时候全面推广。密切注意SpeakingDIRECT,以便在该项目进行原型设计并将其推广到所有客户团队时紧随其后。

链接 //www.bihly.com/blog/2018/06/15/sharepoint-workflow-management-order-acceptance/
戴安娜·维斯滕达尔,PMP

作者

戴安娜·维斯滕达尔,PMP

信息总监&流程服务。拥有圣奥拉夫学院的学士学位和大都会州立大学的硕士学位。五年多来,一直将挑战视为IWCO Direct团队建设的机会。在不改进流程和创建新工具以提高IWCO Direct效率的同时,她喜欢陪伴两个女儿和拜访丈夫的酿酒厂。

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