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技术作家如何从幕后支持IWCO Direct

戴安娜·维斯滕达尔,PMP

在IWCO Direct的任何系统或流程更改计划中,技术撰稿人都是关键参与者。他们的写作风格和标准使我们的主题专家(SME)的知识变成了易消耗的内容,为那些寻求有关我们过程信息的人提供了清晰的答案。

“我如何使用这个新的应用程序或系统?” “要实现客户的目标,我需要采取什么步骤?” “我向其他部门提供信息后会发生什么?”技术作家进行研究,更重要的是,记录对此类问题的答案,以建立在线知识库。我想重点介绍IWCO Direct技术作家的广东36选7开奖结果,以及他们的技能如何帮助我们的组织更聪明地广东36选7开奖结果,并超越客户的期望。

技术写作如何改善我们的广东36选7开奖结果

技术作家为IWCO Direct员工,领导层和客户创建以下知识资产:

  • 系统用户指南 –这些电子书包含目录,使读者可以跳至所需的部分。系统集成说明,分步说明,用户界面指南和词汇表可帮助员工避免错误,并使用我们系统的高级功能来实现客户目标。
  • 标准操作程序(SOP) –这些简短的文件概述了我们的标准广东36选7开奖结果,通常在改善活动或其他精益计划期间起草,以提供对员工日常广东36选7开奖结果的质量期望和要求。 SOP定义了使用文档的人员,时间和原因,以及步骤/操作表,该表列出了过程中的操作以及负责每个步骤的人员。视觉效果通常与写作结合在一起,以在SOP中提供指导,甚至将其翻译成多种语言。
  • 当前状态和将来状态流程图 –这些可视化广东36选7开奖结果流可作为培训资源,供员工执行日常操作,了解新职责的员工以及需要针对我们流程中当前痛点的项目团队提供。在这些项目中起草了未来状态图,以作为所有相关利益方的培训和目标调整工具。
  • 电子表格和自动化广东36选7开奖结果流程 –这些在线表单用标准化的,逻辑驱动的字段代替了硬拷贝的表单和自由格式的电子邮件(这些电子邮件可能在收件箱之间变乱,并且经常缺少适当的广东36选7开奖结果流程的输入),这些字段可以通过电子邮件发送给相关的团队成员。电子邮件通常是简单的通知,可触发收件人在内置于SharePoint网站中的自动化广东36选7开奖结果流中采取下一步操作。
  • 范本 –我们不是IWCO Direct的唯一作家;其他中小型企业为我们的在线知识库做出了重要贡献,而模板则使他们处于领先地位。借助我们的技术作家创建的模板,中小企业无需考虑格式或公司品牌标准,他们只需将内容从他们的大脑直接放入我们的公共知识库即可。
  • 培训教材 –培训课程中使用了上面提到的许多工件。此外,我们能够创建对学习过程有帮助的电子学习模块,信息图表和视频。

技术作家胜于写作

技术作家为IWCO Direct贡献的另一项宝贵技能是他们改善他人广东36选7开奖结果的能力。为了清晰,有目的和有条理地进行编辑是技术作家帮助改善我们的广东36选7开奖结果的几种方式。他们在以下方面审查了他人的书面作品:

  • 可读性: 除打字错误更正外,他们还会复习句子结构并尽可能简化语言。少即是多!
  • 组织: 我们确保每个步骤实际上都是一个人所采取的下一步行动,而不是行动的结果。
    • 例如,此步骤列表不正确:
      • 步骤1:点击“打印”。
      • 步骤2:打印文档。
      • 步骤3:走到打印机并拿起您的文档。
    • 正确的步骤是:
      • 步骤1:点击“打印”。打印文档。
      • 步骤2:走到打印机并拿起您的文档。
    • 技术撰稿人还将内容分为编号列表,项目符号要点,信息图表和图像的易耗品,以使过程尽可能易于遵循。
  • 授权: 技术作家的最后一步是将文件正式化-在特定日期将其盖章,以供中小型企业使用,以供特定受众使用。我们通过跟踪文档的修订历史记录,将其上传到SharePoint,应用可视化的企业品牌标准以及将元数据(例如批准该文档的SME)分配给文件来使文档正式化。我们的员工在SharePoint中找到文档后便知道何时可以使用该文档,从而使该文档成为最终的来源,而不是将文件存放在某个位置的文件夹中。通过授权过程,我们的听众可以信任正确的信息,如果仍然有疑问,他们也可以联系哪些中小企业。

我们有才华的技术作家团队可能在幕后,但他们的广东36选7开奖结果弥合了中小型企业和需要学习新知识(或更新现有主题知识)的人之间的知识鸿沟。这是我们在IWCO Direct进行的所有流程和系统改进项目中的关键要素,拥有清晰记录的信息有助于我们为客户提供更好的服务。

链接 //www.bihly.com/blog/2019/10/22/technical-writers/
戴安娜·维斯滕达尔,PMP

作者

戴安娜·维斯滕达尔,PMP

信息总监&流程服务。拥有圣奥拉夫学院的学士学位和大都会州立大学的硕士学位。五年多来,一直将挑战视为IWCO Direct团队建设的机会。在不改进流程和创建新工具以提高IWCO Direct效率的同时,她喜欢陪伴两个女儿和拜访丈夫的酿酒厂。

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