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业务流程管理文档

业务流程管理如何帮助我们快速响应客户

戴安娜·维斯滕达尔,PMP

IWCO直接的业务流程管理(BPM)计划始于我们的客户体验(CX)部门,现已扩展到我们的战略采购,采购和内容开发部门。该计划使我们的员工随时可以访问所有部门的流程和程序。这些资源用于培训新员工,为项目负责人提供当前状态流程,与其他部门进行交叉培训以及向我们的客户和供应商合作伙伴提供信息。 BPM还使我们的主题专家(SME)能够共享他们的知识,并共同为整个组织创建真实的文档。

在得克萨斯州,佛罗里达州和波多黎各的飓风过后,当我们的客户需要寄往已从邮件流中移出灾区的邮件时,该文档特别方便。我们的内部提取流程以迅雷不及掩耳的速度生效,每个涉及部门都完成了他们的整个流程,以满足紧急客户的需求。所有参与方都对流程清楚地记录在案,并且很容易获得最新文档感到高兴,这一切都归功于BPM系统。

使用BPM现代化最佳实践

BPM资源在实施之后也将继续发展。与中小企业合作的技术作家可以随时了解最新信息,以在线查看,增强和发布信息。随着发现新的细节和更精细的程序步骤,这为我们提供了一个平台和标准流程,用于通过BPM系统共享和分发信息。总体而言,员工很高兴拥有此资源,很高兴使用它来培训他人,并为自己的贡献感到自豪。

It’在导致更新工作流程的项目期间,保持BPM知识库的重点很重要,因此我们可以使记录在案的流程和程序保持最新。诸如此类的知识资产使我们的员工能够满足有关标准业务惯例(例如质量保证步骤)的多种客户查询。例如,如果客户询问我们的打样过程,我们可以通过提供该过程的分步可视化图表以及每个步骤中涉及的人员和工具来立即回应他们的询问。

BPM为客户提供价值的三种方式

以前的SpeakingDIRECT帖子,我提到BPM通过将CX团队与他们需要的事实源文档联系起来,从而帮助IWCO Direct学习比我们的竞争对手更快的速度,而他们需要这些文档来增强工作流程。此增强的工作流程可通过以下三种方式帮助我们的客户:

  1. 更快更好的员工入职。 我们的客户永远不会听到这样的借口:“由于我是新来的,我不确定如何回答您的问题。”即使是CX团队的最新成员,也总是可以使用初学者和高级培训材料,这些材料掌握了我们CX高级团队成员的专业知识。结合出色的客户服务技能,BPM资源使我们的员工能够提供业内最佳的直销活动管理。
  2. 进入IWCO Direct内部流程。需要了解我们的质量控制流程吗?想更多地了解完成工作所需的投入?您的CX团队成员可以快速为您提供我们流程的视觉和专业插图。在加入新的广告系列或更改程序时,这通常可以帮助我们的团队与客户“说相同的语言”。
  3. 我们的文档可以帮助我们的客户创建自己的文档。 我们的CX团队还可以使用我们专有的BPM资源来帮助客户创建专门针对其内部需求的文档。例如,如果客户需要实施例外流程(该流程与我们的标准IWCO Direct流程不同),我们的CX团队将使用现有的BPM文档进行一些调整,并根据客户的特定工作流程需求重新命名文档。同样,这使所有人都使用清晰且一致的文档在同一页面上。

在IWCO Direct,我们努力在标准化与灵活性之间取得平衡。我们的BPM计划为我们建立抵御任何风暴的标准奠定了基础。如果您想进一步了解BPM如何帮助我们提供更好的服务和更强大的营销解决方案,请与您的客户团队联系。

链接 //www.bihly.com/blog/2017/11/03/business-process-management-quick-response/
戴安娜·维斯滕达尔,PMP

作者

戴安娜·维斯滕达尔,PMP

信息总监&流程服务。拥有圣奥拉夫学院的学士学位和大都会州立大学的硕士学位。五年多来,一直将挑战视为IWCO Direct团队建设的机会。在不改进流程和创建新工具以提高IWCO Direct效率的同时,她喜欢陪伴两个女儿和拜访丈夫的酿酒厂。

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里克·诺依曼,副总裁明尼苏达州运营,已当选为董事局APTECH阅读更多
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