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在COVID-19爆发期间进行沟通

阿什利·利昂(Ashley Leone)

如果您尚未向员工,客户,潜在客户等发送与您的COVID-19回复有关的消息,则需要立即开始。关于您的企业如何处理此公共卫生问题的一致沟通可用于多种目的:

  • 缓解恐惧并提供稳定与支持
  • 帮助避免混乱和恐慌
  • 提供有用的指导方针,以确保人员安全和业务发展
  • 在突出显示您可以做什么的同时显示您无法做的事情

新冠肺炎 通讯指南

无论您收到什么消息,围绕COVID-19创建通信时都应牢记以下几点:

始终如一

如果您的组织提供更新,请确保大约在同一时间(如果可以)并由同一个人发送。这将帮助人们寻找更新,并在有任何疑问时知道与谁联系。

使用平衡音

这段时间是不确定的,人们可以感到紧张和沮丧。通过使用“我们理解”和“我希望”这样的个人语言在人际层面上表达同情,并通过使用更鲜明的临床语言来消除一些可能引起的恐慌。认识到虽然这是商务交流,但信息是人的服务。如果您要传达不便之处,请对必须更改客户服务产品感到失望,然后说明您将如何进行调整以继续尽最大可能满足客户需求。乐观地说是可以的,甚至可以鼓励,但不要掩盖问题的严重性。

保持简短

彻底和漫不经心之间有一条细线。任何交流的目的都应该始终是用尽可能少的文字传达信息;消息越长,人们越有可能忽略它。而是提供链接并遵循直接营销的最佳实践,方法是将所有内容分解为若干小块,包括项目符号要点和副标题,并使用强调工具(突出显示,加粗显示,下划线显示等)来记录重要的消息。

精确

尤其要注意自己的话。有些术语似乎可以互换,例如隔离和隔离,但是在涉及COVID-19时,它们具有截然不同的含义和含义。以下是一些常用术语:

新冠肺炎 :代表新颖的冠状病毒病2019,是当前正在传播的疾病的名称。在谈论当前情况时,应始终使用该术语; 新冠病毒 是指一大类病毒,并不特定于正在传播的特定病毒株。世界卫生组织(WHO),疾病控制中心(CDC)和知名的媒体渠道都在使用此术语,您也应该使用此术语。

隔离:隔离的状态,时期或地点,旨在将接触过COVID-19或可能接触过COVID-19的人员与一般公众分开,以防止疾病传播。检疫人员不一定生病或有症状。

隔离:当生病的人远离他人以防止COVID-19传播时。这些人比检疫人员受到更严格的限制。

社交隔离:为避免疾病传播而采取的措施;包括避免不必要的社交聚会,公共场所和互动。

无症状的:无生病症状。请务必注意,人们可能感染了COVID-19并且没有症状。 (福布斯说,患有COVID-19的人中有17.9%无症状

您可以从Kaiser家庭基金会(Kaiser Family Foundation)中找到更多的术语和短语列表( 肯德基 )和 洛杉矶时报 ,并在以下网站上详细了解COVID-19的事实 世界卫生组织疾病控制中心 网站。

与所有人交谈

保持句子结构简单,并使用八年级阅读水平的单词(80%的美国人可以在此水平阅读),这将有助于确保您的信息传递通俗易懂。您可以 测试可读性 通过使用 Flesch-Kincaid 可读性工具,它将告诉您文本的阅读等级。 

喘口气

尽管情况紧急,但现在不是发送快速消息和FYI的时间。请花一些时间来证明您的消息,以确保其准确性和易于理解的能力。可能需要花费几分钟,但重要的是要在第一时间正确处理消息。

让他人证明您的COVID-19通讯,以确保信息正确,完整和一致。它还将使其他人有机会提出任何问题或提出消息中可以解决的其他想法,以免消息上线后造成混乱,并避免以后再需要澄清消息。

新冠肺炎 的情况正在不断发展,因此,作为一个人,我们的回应也会不断发展-确保每个人都在同一页面上并使用相同目标和标准的唯一方法是清晰有效地进行沟通。 订阅SpeakingDIRECT 以获得更多的提示,以尽可能减少痛苦来完成它。

 

链接 //www.bihly.com/blog/2020/03/25/covid-19-communications/
阿什利·利昂(Ashley Leone)

作者

阿什利·利昂(Ashley Leone)

IWCO直接的市场营销和企业传播协调员,康考迪亚学院毕业生。以说“团队合作使梦想成真”而闻名,并且有点完美主义者。喜欢每天在IWCO Direct中与她古怪的同事在一起。前社团主席,喜欢烘烤,鲨鱼电影和健怡可乐。

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